Istorijski podaci nisu bili pogrešni. Pravila su se promenila.

Kompanija odluči da jedan od njenih najvažnijih KPI-jeva više ne prikazuje poslovanje dovoljno dobro.

Formula je možda zastarela. Poslovni model se promenio. Postali su dostupni novi podaci.

Na prvi pogled, rešenje deluje jednostavno:

Promeniti način obračuna.

Međutim, promena KPI-ja retko predstavlja samo tehničku izmenu formule. Ona menja način na koji organizacija tumači rezultate, poredi periode i objašnjava poslovne promene.

Zato je to pre svega strateška poslovna odluka.

Inicijativa treba da dođe od menadžmenta i poslovnih timova koji KPI koriste. Oni moraju razumeti šta nova metodologija meri, zašto je korisnija i kako će uticati na buduće odluke.

Pre implementacije, staru i predloženu metodologiju treba primeniti na iste istorijske periode.

Takva uporedna, odnosno bridge analiza, pokazuje koliki deo razlike nastaje zbog novog načina obračuna, a koliki predstavlja stvarnu promenu poslovnih rezultata.

Bez tog poređenja, menadžment može stvarnu promenu u poslovanju da pripiše novoj formuli — ili metodološku razliku da protumači kao rast ili pad performansi.

Kada se nova metodologija odobri, prelazak ne bi trebalo da se dogodi preko noći.

Istorijske podatke treba pripremiti. Svi potrebni data pointi moraju biti dostupni i validirani. Definicije, odgovornosti i pravila obračuna moraju biti jasno dokumentovani.

Radi smislenog poređenja, novi KPI bi uobičajeno trebalo izračunati najmanje tri godine unazad, odnosno za period koji odgovara potrebama planiranja i odlučivanja kompanije.

Promena mora imati i precizan datum preseka, usklađen sa prirodnim poslovnim ciklusom, kao što su kraj fiskalne godine ili kraj sezone.

Od tog trenutka novi KPI postaje jedina zvanična mera.

Stari KPI, međutim, ne treba izbrisati.

Njegova definicija, metodologija, period važenja i odobrenje menadžmenta moraju ostati arhivirani. Verzionisanje — po potrebi podržano pristupom Slowly Changing Dimension Type 2 — čuva istorijski kontekst bez potrebe da organizacija istovremeno koristi dva aktivna KPI-ja.

Data Governance ima važnu ulogu u ovom procesu, ali ne treba da odlučuje koji KPI biznis mora da koristi.

Njegova odgovornost je da proceni dostupnost i kvalitet podataka, dokumentuje metodologiju, uspostavi lineage i kontrole i jasno predstavi sve rizike i ograničenja.

Ako menadžment, uprkos poznatim nedostacima, odluči da nastavi sa promenom, i ta odluka mora biti formalno dokumentovana — zajedno sa pretpostavkama, prihvaćenim rizicima i odgovornim donosiocima odluke.

Istorijski podaci nisu nužno bili pogrešni.

Bili su izračunati prema pravilima koja su tada važila.

Kada se ta pravila promene, odgovornost organizacije nije da nepromišljeno prepiše istoriju.

Već da napravi njenu novu, uporedivu verziju — bez gubitka dokaza o tome kako je kompanija ranije razumela sopstveno poslovanje.