Kada ljudi prestanu da proveravaju Power BI u Excelu

U mnogim organizacijama zvanični izveštaj nije i konačni izvor istine.

Prvo se otvori Power BI.

Odmah zatim otvara se Excel.

Brojevi se porede, formule proveravaju, a ručne kalkulacije ponavljaju pre nego što se bilo ko oseti dovoljno sigurno da koristi rezultat.

Na prvi pogled, to može delovati kao zdrava doza opreza.

U stvarnosti, često otkriva mnogo ozbiljniji problem.

Organizacija ne veruje u potpunosti sopstvenom sistemu izveštavanja.

Paralelne Excel kontrole obično ne nastaju bez razloga.

Možda su korisnici ranije pronalazili greške u dashboardu.

Možda logika nekog KPI-ja nikada nije dovoljno jasno objašnjena.

Možda tim ne zna koje validacione kontrole postoje ni kako podatak putuje od izvornog sistema do konačnog izveštaja.

Bez obzira na početni razlog, ljudi vremenom nauče da svaki važan broj treba proveriti dva puta.

Excel postaje njihova sigurnosna mreža.

Kratkoročno, takva kontrola može biti korisna.

Ručna provera može da otkrije nedostatak koji zvanični sistem još nije pokrio. Može da pokaže koji data pointi zahtevaju dodatnu validaciju i koja poslovna pravila su ranije bila zanemarena.

Međutim, privremene kontrole lako postaju trajne.

Organizacija tada počinje da održava dva sistema izveštavanja.

Jedan je zvaničan.

Drugom se veruje.

Različiti timovi počinju da koriste različite formule. Fajlovi se ručno ažuriraju. Niko više nije potpuno siguran koja je verzija poslednja.

Umesto da analiziraju podatke, zaposleni troše vreme dokazujući da su podaci tačni.

Problem nije u Excelu.

Problem je u tome što organizacija znanje ugrađeno u te Excel kontrole nije prenela u zvanični sistem.

Prinudno ukidanje fajla neće rešiti taj problem.

Neće ga rešiti ni poruka korisnicima da jednostavno treba da „veruju Power BI-ju“.

Poverenje mora da se dokaže.

Prvi korak je da se precizno razume šta tim proverava u Excelu i zašto.

Te kontrole mogu sadržati dragoceno poslovno znanje koje nikada nije formalno dokumentovano. Ljudi koji su najbliži procesu često bolje od svih razumeju izuzetke, rizike i neuobičajene situacije.

Zato ih treba uključiti u definisanje zvaničnih validacionih pravila.

Tada se menja i čitav razgovor.

Data Governance tim više ne traži od korisnika da napuste sistem kojem veruju.

Umesto toga, obe strane zajedno prenose to poverenje u kontrolisan i transparentan proces.

Tokom određenog perioda Excel i Power BI mogu nastaviti da rade paralelno.

Rezultate treba porediti.

Logiku KPI-jeva treba objasniti.

Korisnici treba da razumeju filtere, definicije i transformacije koje stoje iza izveštaja.

Relevantne Excel kontrole zatim treba preneti u zvanični validacioni sistem.

Tek kada se brojevi dosledno poklapaju, ključne kontrole budu formalno implementirane, korisnici razumeju dashboard i postoji jasno definisan proces eskalacije, paralelni Excel fajl može da se ugasi.

Taj trenutak znači mnogo više od uklanjanja jednog nepotrebnog fajla.

On dokazuje da je Power BI izveštaj pouzdan.

Pokazuje da postoji jasan put za prijavu i rešavanje problema.

Gradi poverenje između poslovnih i Data timova.

Najvažnije od svega, pokazuje da Data Governance program proizvodi rezultat na koji ljudi mogu da se oslone.

Najjači znak uspešnog sistema izveštavanja nije to što je korisnicima rečeno da prestanu da proveravaju brojeve.

Već to što više ne osećaju potrebu da to rade.

Jer kada ljudi prestanu da proveravaju Power BI u Excelu, organizacija nije samo eliminisala dupli posao.

Počela je ponovo da veruje svojim podacima.