Kada privremeni izuzetak postane novi proces

Većina izuzetaka u radu sa podacima počinje potpuno opravdanim zahtevom.

Validaciono pravilo nešto blokira.

Biznis objašnjava da je konkretan slučaj specifičan.

Razlog deluje opravdano.

Izuzetak se odobri.

I svi nastave dalje.

Problem počinje kada se isti „izuzetak“ ponovo pojavi.

Pa onda još jednom.

I u nekom trenutku ljudi više ni ne razmišljaju o tome da zaobilaze pravilo. Zaobilaženje kontrole jednostavno postane deo svakodnevnog procesa.

Tada sam izuzetak više nije pravi problem.

Pravi problem je što je organizacija prestala da donosi odluku.

Svaki opravdan izuzetak mora da ima ozbiljan i jasno definisan poslovni razlog. Ne sme da bude neformalni dogovor između dve osobe niti zgodan način da se zaobiđe validaciono pravilo.

Izuzetak je privremena odluka da se prihvati određeni rizik.

Ali privremeno ne može da znači neograničeno.

Zamislimo da nedostaje obavezan podatak i validacija ne dozvoljava da proces nastavi dalje.

Biznis kaže da taj podatak trenutno nije dostupan i traži da se proces ipak nastavi.

Prvi izuzetak može biti potpuno opravdan.

Ali ako se ista situacija ponavlja, u jednom trenutku bih prestao da odobravam nove izuzetke dok se ne utvrdi zbog čega problem nastaje.

Tu Data Governance Committee postaje važan.

Data Owner treba da objasni zašto podatak koji je definisan kao obavezan kontinuirano nije dostupan. Ako se isti problem pojavljuje kod više Data Ownera ili u više poslovnih oblasti, pitanje postaje još ozbiljnije.

Možda problem nisu korisnici.

Možda je problem proces.

Možda je validaciono pravilo napravljeno za poslovnu realnost koja više ne postoji.

Zato ponavljajući izuzeci ne bi trebalo da vode ka još jednom odobrenju, već ka ponovnoj analizi celog procesa.

Rešenje neće uvek biti isto.

Neki podaci moraju da postoje odmah zato što se na osnovu njih donose operativne odluke. U takvim slučajevima insistirao bih da podatak bude unet pre nego što proces može da se nastavi.

Drugi podaci možda su potrebni tek za nedeljni, mesečni ili kvartalni reporting.

Tu može imati smisla dozvoliti da proces nastavi bez podatka, ali samo ako sistem automatski otvara jasnu obavezu da se podatak dopuni u definisanom roku.

Na primer, proces može da nastavi, ali vrednost mora da bude dopunjena u naredna tri dana.

Ako rok prođe, slučaj se eskalira Data Owneru i insistira se da podatak bude unet.

Ako se ni tada ništa ne desi, slučaj treba prijaviti Data Governance Committee-u i, kada je potrebno, eskalirati menadžeru Data Ownera.

Ali nekada analiza pokaže nešto drugo.

Izuzetak je bio opravdan zato što se sam biznis promenio.

Tada rešenje nije da se isti izuzetak odobrava beskonačno.

Pravilo mora da se promeni.

To ipak ne znači da staru kontrolu treba odmah ugasiti.

Postojeću validaciju bih ostavio aktivnom sve dok nova logika ne bude spremna. Poznati false flagovi u tom prelaznom periodu mogu formalno da se vode kao odobreni privremeni izuzeci.

Važno je da organizacija ne napravi period u kome niko više nije siguran koja kontrola zapravo važi.

A novo validaciono pravilo ne postaje zvaničan proces samo zato što tehnički funkcioniše.

Pre nego što postane novi standard, potrebno je odobrenje Data Governance Committee-a, ažurirana dokumentacija i jasna komunikacija svim korisnicima na koje promena utiče.

Tek tada nova logika treba da ode u produkciju.

U tom trenutku stari privremeni izuzeci mogu da se zatvore.

Od tada se prati šta pokazuju nove validacije.

Ta razlika je veoma važna.

Privremeni izuzetak je potpuno legitiman Data Governance mehanizam.

Trajni niz privremenih izuzetaka nije.

Kada ljudi sistematski počnu da zaobilaze istu kontrolu, Data Governance mora da dovede organizaciju do odluke.

Ili je pravilo i dalje ispravno i mora da se poštuje.

Ili se biznis promenio i pravilo mora da se promeni zajedno sa njim.

Ono što nikada ne bi trebalo da se dogodi jeste da izuzetak neprimetno postane proces.